You are viewing a preview of this job. Log in or register to view more details about this job.

Executive Administrative Assistant

Objective Solutions International
Email

ABOUT OSISEARCH

OSI is a boutique executive search firm, that provides a bespoke resource to leaders in the fields of economics, finance and technology. Our expertise is unparalleled client service across a range of sectors, functions, and geographies. Currently, we are expanding our team to meet our rapidly growing list of search engagements.

 

ROLE

Currently, we are fully remote and would like someone preferably in the NY region. Will consider anyone who lives in the Eastern Time Zone. We are a very collaborative boutique firm and will participate in all aspects of our firm's activities, such as talent acquisition, research projects, crafting presentations and correspondence, updating and managing key policies, and, of course, general administrative support. You should be extremely organized, creative, and proactive in creating a smooth-running and organized environment. This position is critical to our operational success. You must be able to juggle diverse responsibilities with tact, humor, and strong time management.

 

KEY RESPONSIBILITIES

  • Manage calendars, schedules, and priorities
  • Anticipate and respond to requests promptly
  • Document meetings and distribute action items
  • Lead special projects under CEO’s direction
  • Handle multiple projects independently
  • Coordinate team deliverables and schedules
  • Serve as operational point person
  • Maintain training and company documents
  • Act as platform and systems expert
  • Support team culture and morale

 

REQUIREMENTS

  • 2+ years as Executive Assistant or similar role
  • Bachelor’s degree or equivalent experience
  • Proficient in Microsoft Office; QuickBooks a plus
  • Familiarity with ATS/CRM and LinkedIn Recruiter preferred
  • Strong organizational and project management skills
  • Process-oriented with focus on efficiency
  • Excellent time management and prioritization
  • Proactive, resourceful, and action-driven
  • Discreet with sensitive/confidential information
  • Skilled in internet research and tech adoption
  • Strong presentation and slide deck design skills