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Vicepresidente Asistente de Apoyo al Programa

The New York Foundling
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Overview

El Vicepresidente Asistente (AVP) de Apoyo al Programa de la División Head Start de New York Foundling (NYF) en Puerto Rico es responsable de las operaciones diarias de todos los aspectos de los Programas Head Start y Early Head Start de acuerdo con las normas estatales. y regulaciones federales, en cinco municipios y áreas geográficas distintas en la isla de Puerto Rico. El presupuesto de la división Head Start es de $22 millones y cuenta con más de 480 empleados y voluntarios. El AVP de Apoyo al Programa reportará directamente al Vicepresidente de la División de Head Start en Puerto Rico.

 

La NYF busca un profesional con altas destrezas en organización, con entusiasmo, comprometido y altamente motivado con experiencia manejando los programas Head Start y Early Head Start. Se espera que la persona en este rol pueda liderar diariamente las áreas de apoyo del programa, como las estructuras físicas, Transportación, Compras, Contrataciones independientes, Finanzas, Tecnología de la Información (IT), Nómina y Comunicaciones internas, y será responsable de los presupuestos, el Cumplimiento del Programa y la alineación de objetivos para garantizar prestación de servicios de alta calidad.

 

Salary Range: $80,000 - $90,000/year

 

At The New York Foundling, we trust in the power and potential of people, and we deliberately invest in proven practices. From bold beginnings in 1869, our New York-based nonprofit has supported hundreds of thousands of our neighbors on their own paths to stability, strength, and independence.  We help children and families navigate through and beyond foster care. We help families struggling with conflict and poverty grow strong. We help individuals with developmental disabilities live their best lives, and we help our neighbors access quality health and mental health services—core to building lifelong resilience and wellbeing. Together, our interrelated programs provide a whole-person, whole-family, and whole-life approach that unlocks solutions for a lifetime.

 

The NYF is looking for an exceptionally organized, enthusiastic, engaging, and highly motivated professional with the expertise of managing Head Start and Early Head Start programs. The person in this role is expected to lead the day-to-day Program Support areas such of Facilities, Transportation, Purchasing, Contracts, Finance, IT, Payroll and Internal Communications and will be responsible for budgets, compliance, and goal alignment to ensure high quality service delivery.

 

Salary Range: $80,000 - $90,000/year

Responsibilities

El Vice Presidente Asistente (AVP) de Apoyo al Programa de la División Head Start de New York Foundling (NYF) en Puerto Rico es responsable de las operaciones diarias de todos los aspectos de los Programas Head Start y Early Head Start de acuerdo con las normas estatales. y regulaciones federales, en cinco municipios y áreas geográficas distintas en la isla de Puerto Rico. El presupuesto de la división Head Start es de $22 millones y cuenta con más de 480 empleados y voluntarios. El AVP de Apoyo al Programa reportará directamente al Vicepresidente de la División de Head Start en Puerto Rico.

 

La NYF busca un profesional con altas destrezas en organización, con entusiasmo, comprometido y altamente motivado con experiencia manejando los programas Head Start y Early Head Start. Se espera que la persona en este rol pueda liderar diariamente las áreas de apoyo del programa, como las estructuras físicas, Transportación, Compras, Contrataciones independientes, Finanzas, Tecnología de la Información (IT), Nómina y Comunicaciones internas, y será responsable de los presupuestos, el Cumplimiento del Programa y la alineación de objetivos para garantizar prestación de servicios de alta calidad.

 

El puesto y la residencia tiene su base en PR.

 

Descripción del Puesto:

Otras responsabilidades del puesto son:

  • Ayudar en la preparación y la gestión de todos los aspectos del presupuesto: desarrollo y presentación de informes, seguimiento y cumplimiento de los estándares de desempeño de Head Start y Early Head Start. Identificar áreas de ajustes y mejoras para mantener la viabilidad fiscal.
  • Dirige conversaciones y asignaciones de trabajo en colaboración con el Equipo de Finanzas de la Ciudad de Nueva York y el Especialista Fiscal asignado y/u otros Especialistas que trabajan con la organización.
  • Identificar mejoras, implementar cambios y trabajar en equipos funcionales para maximizar los sistemas administrativos (Adquisiciones, Transporte, Tecnología de la Información y Contratistas Independientes) que respaldan las responsabilidades operacionales y las necesidades de información del Departamento.
  • Se asegura de que el personal pueda administrar los sistemas y utilizarlos de manera óptima y efectiva para maximizar el intercambio de información en todos los niveles de la organización.
  • Con base en cambios dentro de la organización y factores externos, planifica y recomienda reorganizaciones y cambios de personal.
  • Basado en las directivas de las agencias reguladoras y los objetivos del NYF, ayuda en el desarrollo de planes a corto y largo plazo para el programa Head/Early Head Start.
  • Basados en el cambio dentro de la organización y los factores externos; planifica, recomienda reorganizaciones estructurales y cambios de personal.
  • También motivado por las directrices de las agencias reguladoras y los objetivos del NYF, ayuda en el desarrollo de planes a corto y largo plazo para el continuo mejoramiento del programa Head/Early Head Start.
  • Evalúa las necesidades de, seleccionar y/o diseñar sesiones de capacitación y adiestramiento relacionadas con operaciones efectivas de Head Start.
  • Garantiza y promueve la equidad, identificando y eliminando barreras y promoviendo nuevas maneras o formas para la estabilidad familiar.
  • Mantener una fuerza laboral altamente comprometida, eficiente y presente para apoyar a todos los niños, las familias y el personal; y promover una fuerza laboral de alta calidad considerando oportunidades de desarrollo profesional para todo el personal del programa.
  • Apoyar el desarrollo de alianzas en asociaciones destinadas a ayudar a construir sistemas o programas para la primera infancia, brindar acceso a servicios integrales y apoyo para todos los niños de bajos ingresos y fomentar la colaboración entre Head Start y otros proveedores de servicios comunitarios. Representará a el Foundling en reuniones inter-agenciales, actividades de casas abiertas, adiestramientos, etc.
  • Sirve de enlace con organismos regulatorios externos según sea necesario, incluyendo la Oficina de Head Start (OHS), el Programa de Alimentación para Niños y Adultos, ACUDEN y entre otros.
  • Es responsable de la planificación efectiva y el cumplimiento de todas las tareas administrativas críticas para las operaciones diarias del programa en el Foundling.

Conocimientos/habilidades preferidas:

  • Conocimiento de los principios y prácticas de administración de programas, diseño organizacional, diseño y gestión de sistemas, gestión fiscal y regulaciones y requisitos gubernamentales.·
  • Conocimiento de los estándares y requisitos reglamentarios federales de Head Start y Early Head Start para la prestación de servicios excelentes.·
  • Capaz de crear alianzas para el Programa garantizando que existan procesos y sistemas eficientes y efectivos que faciliten los procesos de reclutamiento a los programas de NYF para todos los niños elegibles.·
  • Capaz de trabajar en un entorno multicultural e interdisciplinario y con diversas agencias comunitarias.·
  • Fuerte habilidad en la preparación de informes precisos, análisis de datos e interpretación de información.
  • Experto con las aplicaciones informáticas o sistemas operativos con conocimiento profundo en Microsoft Outlook, procesamiento de textos (Microsoft Word), hojas de cálculo (Microsoft Excel), bases de datos, sistemas de correo electrónico (se requiere Microsoft Office 365), Power Point y capaz de aprender y
  • dominar otras operaciones tecnologías informáticas y programas operativos según sea necesario.

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The Assistant Vice President (AVP), Program Support of New York Foundling’s (NYF) Head Start Division in Puerto Rico is responsible and accountable for day-to-day operations of all aspects of the Head Start and Early Head Start Programs in accordance with state and federal regulations, in five distinct municipalities on the island of Puerto Rico. The Head Start division’s budget is $22 million and has over 480 employees and volunteers. The AVP, Program Support will report directly to the Vice President of the Head Start Division in Puerto Rico.  

 

The NYF is looking for an exceptionally organized, enthusiastic, engaging, and highly motivated professional with the expertise of managing Head Start and Early Head Start programs. The person in this role is expected to lead the day-to-day Program Support areas such of Facilities, Transportation, Purchasing, Contracts, Finance, IT, Payroll and Internal Communications and will be responsible for budgets, compliance, and goal alignment to ensure high quality service delivery

 

The position is based in PR and residency is required.

 

Other responsibilities are:

  • Assist in the preparation and management of all aspects of the budget – development, reporting, monitoring, and meeting Head Start and Early Head Start performance standards. Identify areas of adjustments and improvement to maintain fiscal viability. Lead discussions and work assignments in collaboration with NYC Finance Team and the assigned Fiscal Specialist and/or other Specialists working with the organization.
  • Identify improvements, implement changes, and work across functional teams to maximize the administrative systems (Procurement, Transportation, Information Technology and Independent Contractors) that support the Department’s operational responsibilities and informational needs. Ensure staff is able to manage systems and effectively utilize them for maximize information sharing at all levels.
  • Based on changes within the organization and external factors, plans and recommends reorganization and staff changes.
  • Based on regulating agencies’ directives and NYF goals, assists in the development of short and long-term plans for Head/Early Head Start Program.
  • Assess the need for, selects, and/or designs training sessions related to effective Head Start operations.
  • Advance equity, identifying and addressing barriers and promoting new pathways for family stability.
  • Sustain a highly effective and representative workforce to support all children, families and staff; and support access of high-quality workforce and career development opportunities for all staff in program.
  • Assist in developing partnerships intended to assist in building early childhood systems, provide access to comprehensive services and support for all low-income children, and encourage collaboration between Head Start and other community providers of services.
  • Represent The New York Foundling at inter-agency meetings, open houses, trainings, etc.
  • Liaise with external regulatory bodies as needed, including the Office of Head Start (OHS), the Child and Adult Food Program, ACUDEN and others.
  • Responsible for efficient planning and completion of all administrative tasks critical to the daily operations of the Foundling’s Center Based Program

Preferred Knowledge/Skills:

  • Knowledge of the principles and practices of program administration, organizational design, system design and management, fiscal management and government regulations and requirements.
  • Knowledge of the Federal Head Start & Early Head Start regulatory standards and requirements for delivery of excellent service delivery.
  • Ability to partner with Program to ensure efficient processes and system are in place provided smooth entry into NYF programs for all eligible children.
  • Ability to work in a multi-cultural, interdisciplinary environment and with diverse community-based agencies.
  • Proficiency in preparing accurate reports, analyzing data and interpreting information.
  • Proficient with computer applications – i.e. thorough understanding of Microsoft Outlook, word processing (Microsoft Word), spreadsheets (Microsoft Excel), databases, e-mail systems (Microsoft Office required), Power Point and the ability to learn and master other computer technology /software programs as needed.

Salary Range: $80,000 - $90,000/year

 

The New York Foundling is committed to attracting and retaining a diverse employee population, the Foundling will honor your experiences, perspectives and unique identity. Together, our community strives to create and maintain working and learning environments that are inclusive, equitable and welcoming.

Qualifications

El puesto y la residencia tiene su base en PR.

 

Educación requerida:

Maestría en Educación Infantil, Salud Pública, Psicología Infantil o campo relacionado. Educación o conocimientos básicos en administración, finanzas/contabilidad, salud infantil y sistemas de tecnología.

 

Experiencia:

Más de 5 años de experiencia en una función de supervisión o gestión relacionada en un programa Head Start o Early Head Start. Conocimiento básico del programa de aprendizaje e intervención en administración, finanzas/contabilidad, salud infantil y sistemas de tecnología.

Dominio y Fluidez en el idioma español e inglés tanto escrito como verbal.

 

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The position is based in PR and residency is required.

 

Education

  • Required: Master’s degree in early childhood education, Public Health, Child Psychology or related field and basic knowledge in administration, finance/accountability, childhood health and information technology.

Experience

  • 5+ years’ experience in a supervisory or management role in a Head Start or Early Head Start program. Working knowledge of Puerto Rico’s Learning and Intervention program. And also experience in administration, finance/accountability, childhood health and information technology.
  • Proficient and fluency in Spanish and English language both written and verbal.

 

Education Required

Master’s Degree from a U.S. accredited educational institution or Credential Evaluation for a non-U.S. educational institution